手続きとしては、1/5請求があった場合、
理事長は、請求のあった日から4週間以内の日を会日とする臨時総会を招集しなければなりません。
しかしこの時は、1/5請求の証拠（同意したという文書）の提示がないため、
臨時総会が招集できない、という理屈で理事会は対応していました。
ただ、文書で提出しなければならない、という文言は規約にはありません。これは委任の場合も同じです。
それでも何らかの書面を得ておくのが、通常かと思いますが、
その提出を渋る時点で、他意があると疑われて当然でしょう。
理事会は、何度となく接触を図りましたが、
K氏は、様々な理由（風邪で行けない、電話やFAXの調子が悪い等々）で、
「証拠はあるが、やむを得ない理由で提示できなかった」という体を取り続けました。
【考察】
ここは、さっさと請求のあった臨時総会を招集するのが正解でした。
1/5請求自体、このような手順で成り立つとは考えられないし、
マンション管理センターに問い合わせても規約違反です、との回答でした。
理事会としても、何もやましいことがないうえに、
こんなやり方がまかり通るようでは、誰でも総会を招集できるではないか、という心情でした。
しかしながら、そのようなことを承知のうえでやってくる相手がいるのならば、
誰でも総会を招集させてはならない、のが正しい戦法でした。